n8n 自動化ユースケース集 ／ やりたいこと整理
n8n＝司令塔でツールを線でつなぐ
松
トヨタモビリティパーツ様向け ／ ボタンを押すと画面が進み、最後に「成果物」が出て、編集・PDF化まで体験できます
※画面・数値はすべてイメージ（サンプル）です
やりたいこと整理（ユースケースマップ）
QlikView→BIのリプレイスは別途進めつつ、「BIの前後に残る手作業」をn8nでつなぐと、部門ごとに自動化できる業務が広がります。まず何から着手するかを選び、各デモで実際の動きをご確認ください。※カードをクリックでデモへ移動
カードをクリック
セキュリティ最優先で使えます。n8nはセルフホスト（オンプレ）版なら月額基本無料・データは社外に出ません。基幹システムに直接つながずCSV連携で運用できるため、IT統制のルール内で導入できます（詳細は セキュリティ・統制）。
商談で頂いた「何をやりたいかを先に絞らないと、話が横に広がって収拾がつかなくなる」というご指摘のとおり、まずは効果が大きく着手しやすい所（◎）から。各デモはSTEP形式で画面が進み、最後に成果物（メール・データ・日報）が出ます。
物流・供給部門
受注・在庫・出荷・仕入
同時転記（1入力→複数システム自動登録）受注を1回入力→販売管理・在庫・CRM・会計へ同時転記
効果 ◎
欠品・過剰在庫の自動フォロー配信夜間分析→対象拠点/担当へ「この品番が危ない」を自動通知
効果 ◎
納品書・帳票OCR × 品番マスタ突合PDF/手書き帳票をデータ化し、車検頻出品番マスタと自動照合
効果 ◎
営業部門
商談・日報・顧客
商談音声→日報・CRM 自動転記現場でスマホ録音→文字起こし→独自日報システムへ連携
効果 ◎
CRM自動入力（問い合わせ→顧客カード）問い合わせメールから会社名・要件を抽出しCRM自動登録
効果 ◎
掛け率・在庫の即答AI店長（若手育成）ベテランに聞かず24時間即答。属人ナレッジを蓄積
効果 ○
経理・管理部門
請求・入金・突合
三点照合・自動消込発注・入荷・請求を突合→一致分は自動消込、差異だけ人へ
効果 ◎
会計・請求への同時計上受注1入力で売上計上・請求予定まで自動作成（二重入力ゼロ）
効果 ○
7年分PDFの検索資産化過去帳票をOCRでデータ化し、後から検索できるように
効果 ○
AIの使い方
既存の自社AIをそのまま活用
分析・文章生成・OCRの「頭脳」は御社が既にお使いのAI（自社チャットAI／Microsoft Copilot／Google 等）をそのまま利用可能。n8nは司令塔として、そのAIと各システムをつなぐ役割です。新たなAI契約は必須ではありません。
成果物は編集できる：AIが下書きを作り、人が直して確定（誤読・誤送信を防止）
PDFで残せる：メール・日報・データ表はそのままPDF出力・保存できます
1本ずつ追加：必要な業務から順番に。初期費用も分割できます
次回は実データを1つご用意いただければ、この画面と同じ流れを御社の実際の帳票・営業所データで動かしてお見せできます。
分析→自動フォロー配信 弊社構築（n8n）
「BIで数字を見る」で終わらせず、改善が必要な拠点・担当へ"個別メール"を自動で下書き→人が直して送信。下のボタンで実際に画面が進みます。
まず「今朝の分析結果」を確認します。赤い行が“要フォロー”です。
営業所別 自動判定
今朝の夜間バッチ・サンプル
| 営業所 | 売上達成率 | 在庫回転 | 粗利率 | 判定 |
|---|
| 名古屋中央 | 108% | 9.1回 | 18.4% | 良好 |
| 三河 | 82% | 6.2回 | 15.1% | 要フォロー |
| 岐阜 | 101% | 8.4回 | 17.8% | 良好 |
| 静岡東 | 88% | 4.9回 | 16.2% | 要フォロー |
| 浜松 | 96% | 7.7回 | 17.1% | 経過観察 |
判定基準（達成率90%未満・回転5回未満 等）はノーコードで自由に設定・変更できます。
AIが“要フォロー”2拠点の弱点を分析中…売上・在庫・粗利のデータから「何が悪いか」を読み取り、担当者への伝え方を組み立てています。
AIが「弱点」を言葉にしました。この内容をもとにメールを作ります。
三河営業所
検知した弱点：売上達成率82%（基準90%割れ）。
要因分析：ブレーキ・足回り系の受注が前年同月比▲14%。
推奨アクション：定期取引先3社への訪問フォロー。
静岡東営業所
検知した弱点：在庫回転4.9回（基準5回割れ）。
要因分析：ワイパー・ケミカル系の滞留在庫¥210万。
推奨アクション：返品・拡販の判断。
これが成果物です。「編集」で本文を直せます。「PDFで保存」も試せます。
フォローメール（2通・承認待ち）
保存しました
編集モード
TOYOTA MOBILITY PARTS ／ 自動フォロー配信
編集モード
TOYOTA MOBILITY PARTS ／ 自動フォロー配信
各担当へ送信中…n8nがメール送信し、配信ログに記録します。
2通のフォローを配信しました
「数字を見る」だけで終わらず、各担当に“やるべきこと”まで自動で届きました。
配信ログ
| 時刻 | 宛先 | 件名 | 結果 |
|---|
| 06:12 | 三河営業所 所長 | 【フォロー】売上達成率が基準を… | 送信済 |
| 06:12 | 静岡東営業所 担当 | 【フォロー】在庫回転の低下と… | 送信済 |
帳票OCR × 品番マスタ突合 弊社構築（n8n＋AI-OCR）
PDF・手書き帳票を読み取り→品番マスタと突合してO/0・I/1を補正→人が直して確定→データ化。7年分のPDFを"検索できる資産"に。
読み取る帳票（PDF）です。網掛けは O/0・I/1 が紛らわしい箇所。
納品書PDF
サンプル
納 品 書
取引先：三河オート整備
日付 ：2026/07/17
品番：OF-11BO ｵｲﾙﾌｨﾙﾀ ×20
品番：BP-22l4 ﾌﾞﾚｰｷﾊﾟｯﾄﾞ前 ×12
品番：BT-4050 ﾊﾞｯﾃﾘｰ ×5
AI-OCRで読み取り＋品番マスタ突合中…読み取った文字を、実在する品番マスタと突き合わせて「一番近い正しい品番」を推定しています。
黄色は“要確認”。マスに直接入力して直せます。確認したら「確定」へ。
読取結果（補正候補）
直せます
「OF-11BO」→マスタ照合で「OF-1180」、「BP-22l4」→「BP-2214」に自動補正。必要なら上のマスで直せます。
確定した「納品データ」です。CSV表示・PDF保存もできます。
納品データ（確定済）
TOYOTA MOBILITY PARTS ／ 帳票データ化
納品データ（三河オート整備）
| 品番 | 品名 | 数量 | 照合 |
|---|
| OF-1180 | オイルフィルタ | 20 | マスタ一致 |
| BP-2214 | ブレーキパッド前 | 12 | マスタ一致 |
| BT-4050 | バッテリー | 5 | マスタ一致 |
このデータはCSV／Excelでダウンロードでき、そのまま基幹・在庫システムへ取り込めます。
3品番をデータ化して格納しました
手入力ゼロ。7年分のPDFも同じ流れで「検索できるデータ」に変わります。
営業日報・音声連携 弊社構築（n8n）
商談後にスマホへ音声メモ→文字起こし→日報を自動作成（編集可）→独自日報システム・CRMへ転記。二重入力をなくします。
現場で吹き込んだ音声メモです。ここから日報を自動で作ります。
商談メモ（音声）
スマホ入力
「三河オート整備さん訪問。ブレーキパッド前の定期発注、月12から20に増やしたいと。次回、車検部品の掛け率見直しを持っていく。見積は今週中に。」
文字起こし→日報フォーマットへ整形中…話した内容を「顧客・面談内容・次アクション」に自動で振り分けています。
日報ができました。「編集」で直せます。PDF保存も可能です。
営業日報（自動生成）
保存しました
編集モード
TOYOTA MOBILITY PARTS ／ 営業日報
営 業 日 報
3つのシステムへ自動転記しました
同じ内容を何度も入力する手間がゼロに。独自システムにもAPI／CSV／画面操作で連携します。
CRM（顧客情報）三河オート整備の最新商談履歴を更新
転記済
同時転記（1入力→複数システム自動登録） 弊社構築（n8n）
受注を「1回入力」するだけで、n8nが販売管理・在庫引当・顧客マスタ(CRM)・会計/請求・BI元データ(Excel)へ同時に自動転記。同じ内容を何度も打ち込む二重入力がゼロになります。
受注をここに1回だけ入力します（値は自由に変えられます）。
n8nが5つのシステムへ同時登録中…1件の受注を、各システムのフォーマットに合わせて自動で書き込んでいます。
1回の入力が、5システムへ同時に登録されました。
各行の「成果物を見る」で、そのシステムに実際に登録された内容を確認できます。
下のタブで各システムに実際に登録された成果物を切り替えて確認できます。PDFでも残せます。
販売管理（受注伝票）
在庫引当・出荷
顧客マスタ(CRM)
会計・請求
BI元データ(Excel)
登録された成果物
在庫引当・出荷引当結果・ピッキングリスト
引当完了 在庫を引当て、出荷ピッキングリストを自動発行しました。
BI元データ（共有Excel）明細に1行 追記
追記完了
| 日付 | 取引先 | 品番 | 数量 | 金額 |
|---|
| 2026/07/16 | 岐阜オート | AF-701 | 8 | ¥12,000 |
| | | | |
BIダッシュボードの元データ（共有Excel）に、青い行が今回自動追記された明細です。
CRM自動入力（問い合わせ→顧客カード自動作成） 弊社構築（n8n＋自社AI）
届いた問い合わせメール（や名刺）からAIが会社名・担当・要件を抽出し、CRMの顧客カードを自動作成。担当は中身を確認・修正して登録するだけ。転記の手作業と入力漏れをなくします。
届いた問い合わせメールです。ここから顧客カードを自動で作ります。
受信メール
問い合わせフォーム経由
From： yamada@nagoya-seibi.co.jp
件名： ブレーキ部品の見積り依頼
お世話になります。名古屋整備センターの山田と申します。
ブレーキパッド前（BP-2214）を月20個ほど定期で仕入れたく、掛け率とリードタイムのお見積りをお願いできますでしょうか。
電話は 052-xxx-1234 です。今週中にご連絡いただけると助かります。
AIがメールから会社名・担当・要件を抽出中…本文から必要な項目を読み取り、CRMの顧客カード形式に整えています。
顧客カードができました。「編集」で直せます。PDF保存も可能です。
顧客カード（自動作成）
保存しました
編集モード
TOYOTA MOBILITY PARTS ／ 顧客マスタ（CRM）
顧 客 カ ー ド
顧客カードをCRMに自動登録しました
問い合わせを受けてから、転記の手作業ゼロで顧客情報が揃いました。
タスク自動作成「見積書を今週中に提出」を担当へ割当
作成済
受付メール自動返信「担当より追ってご連絡します」を送信
送信済
三点照合・自動消込 弊社構築（n8n＋AI-OCR）
仕入先の請求書をOCRし「発注・入荷・請求」を三点照合。金額・数量が一致したものは自動で消込・買掛計上し、差異があるものだけ人に回す。経理の突合作業を大幅に削減します。
「発注」「入荷」「請求書」の3つを突き合わせます。
発注データ
発注No：P-2607-118
仕入先：中部パーツ
BP-2214 ×12
OF-1180 ×20
金額：¥184,000
入荷データ
入荷No：R-2607-091
BP-2214 ×12
OF-1180 ×20
検収：合格
数量：一致
請求書（OCR）
請求No：INV-70718
BP-2214 ×12
OF-1180 ×20
金額：¥186,400
※発注と差額あり
発注・入荷・請求を三点照合中…品番ごとに数量と金額を突き合わせ、差異があるものを洗い出しています。
照合できました。差異1件だけが人の確認対象です。
照合結果
| 品番 | 発注 | 入荷 | 請求 | 判定 |
|---|
| BP-2214 | 12 / ¥96,000 | 12 | ¥96,000 | 一致 |
| OF-1180 | 20 / ¥88,000 | 20 | ¥90,400 | 差異 ¥2,400 |
OF-1180 の請求単価が発注より高い（¥2,400差）。この1件だけ担当が確認し、一致分は自動で消込します。
一致分を自動消込。差異1件だけ担当へ
経理は「全件チェック」から「差異だけ確認」に。突合の手作業を大幅に削減します。
買掛 自動消込BP-2214（一致）を消込・買掛計上
消込済
差異を担当へ通知OF-1180 の単価差¥2,400を経理担当へ連絡
確認待ち
AI店長（社内ナレッジ） 弊社構築（n8n＋自社AI）
掛け率・在庫・品番・車検部品など、ベテランに聞いていた社内知識を24時間即答。下のボタンを押すと会話が進みます。回答の頭脳は御社の自社AIをそのまま利用。※数値はサンプル
AI店長
お疲れさまです。掛け率・在庫・品番・車検部品のことなら何でも聞いてください。下のボタンからどうぞ。
蓄積した社内Q&A・過去の判断はナレッジとして貯まり、使うほど賢くなります。ベテラン依存＝属人化を解消します。
AIセールスくん（弊社の実運用例）
弊社が実際に毎日使っているn8n＋AIの自動化です。商談でご紹介した内容を並べました。同じ仕組みを、御社向けに伴走で構築できます。実運用中
共通の考え方は「見に行く先を増やさない・手作業をつなぐ」。AIが下書きを作り、最終チェックは人が行ってから送信します（誤送信・誤読を防ぐ安全設計。全自動にはしません）。
予定を入れるだけ → お礼・日程メールが下書き完成
Googleカレンダーに予定を登録すると、相手宛てのメール下書きが自動で完成。日程調整して予定を入れるだけで、連絡文の作成が終わります。
カレンダー → AI文面生成 → メール下書き自動送信はせず、内容を確認・微修正して送信
商談の録音 → 議事録AI → Slack通知 → フォロー下書き
商談が終わると、AIが議事録を自動作成しSlackへ通知。続けてお礼・次アクションのメール下書きまで用意。商談後の事務作業をほぼゼロにします。
録音 → 文字起こし → 議事録 → Slack＋メール下書きAIの誤りは人が最終チェックしてから確定
名刺をドライブに入れる → お礼メール下書き
名刺画像をドライブに置くだけで、会社名・氏名を読み取ってお礼メールの下書きを自動作成。交流会で3件中3件のアポ獲得につながった実例です。
名刺画像 → OCR → お礼メール下書きフォローの取りこぼしをゼロに
Slackで「/crm 会社名」→ 顧客データが即表示
CRMをわざわざ開かなくても、いつものチャットに打つだけで顧客情報・取引履歴を表示。「見に行く先を増やさない」＝1画面で完結。営業がCRMを見る手間をなくします。
Slackコマンド → CRM照会 → その場に表示チャットに集約（メール・LINE WORKSでも可）
これらはn8n（司令塔）＋AIでツールをつないだもの。1つの契約でワークフローは無制限に作れます。御社でどの業務から自動化するかは、 伴走・内製化の中で一緒に決めていきます。
BI × 自動配信の連携 弊社構築（n8n）
今回メインのMetabase（BI）で集計を「見て終わり」にせず、n8nで各営業所・各担当へ自動で届けます。商談でご反応いただいた「取得効率などの実績を各営業所へ自動配布」を実現する仕組みです。
連携の流れ
① Metabase／分析DB営業所別の実績・達成率を集計
② n8n（司令塔）条件判定・宛先の振り分け・文面生成
③ 各営業所へ自動配信メール／Slack／LINE WORKS に送信
配信のイメージ
例：毎朝7時、営業所別の前日実績と達成率を各営業所長へ自動メール。未達・要注意の品番はハイライトして届きます。
IT統制に配慮した作り
基幹システムに直接つながず、CSV連携で運用できます（統制ルール内）
配信は既存の連絡手段（メール／Slack／LINE WORKS）にそのまま流します
n8nはセルフホスト（オンプレ）で動くため、データは社外に出ません
実行ログが残るため、監査で「何を自動化しているか」を提示できます
BI（Metabase）の導入と同時並行で、この配信の自動化を月額伴走の中で構築できます。「集計を見る」だけでなく「必要な人に自動で届く」まで一気通貫にします。
内製化支援（勉強会・合宿・月額伴走）
弊社は「作って終わり」にしません。御社が自分たちで自動化を作れるようになるまで伴走します。要件定義・方向性決定から社員育成まで、月額の伴走費の中でご支援します。
大企業様ほど内製化のご要望が強くなります。1人の社員が10〜20個のワークフローを自分で作れるようになれば、自動化は社内で量産できます。n8nは1契約でワークフロー無制限で作成できます（セルフホスト版）。
合宿型（集中ワークショップ）
1日集中で「自分でワークフローを作れる」状態に
経営者・営業部長・DX推進など30名規模の実績
未経験の方でもその日のうちに複数の自動化を作成
内製化のゴール
社員が自分で自動化を量産できる状態
属人化せず組織の資産として自動化が増える
弊社は難所の支援と品質担保に回る（末永い伴走）
IT統制（承認ツールの範囲・実行ログ・監査対応）や、基幹に直結しづらい部分のCSV連携での現実的な進め方も、伴走の中で一緒に整えます。
セキュリティ・IT統制の前提
価格データなど機微な情報を扱う前提での考え方を整理しました。商談で最も重視されたポイントです。
セルフホスト（オンプレ）で社外に出さない
n8nもMetabaseもセルフホスト版があり、オンプレ環境で動かせます
クラウドを経由しないため、データが第三者に共有・活用される心配がありません
n8nセルフホストは月額基本無料。ランニングコストも抑えられます
セキュリティにシビアな企業様でもセルフホスト版の採用実績があります
IT統制のルール内で使う
基幹システム（財務・売上・売掛）に直接つながず、CSVで受け渡す運用が可能
直結が必要な大効果の案件は、統制室の検証プロセスに乗せて別途進める前提
実行ログが残るため、監査で「何をどう自動化しているか」を提示できます
まずはアウトプット（CSV等）から応用を広げる現実的な進め方が可能
「サーバーは必要か」へのご回答
エンジニア確認済み
物理サーバーは必須ではありません。「オンプレ」の要件はデータを社外に出さないことで、社内ネットワーク内で動けば形態は問いません。物理サーバー1台でも、既存の仮想基盤（VMware／Hyper-V等）上の仮想サーバー1台でも可。仮想基盤があれば1台ご用意が最短です。
PCをサーバー代わりに：検証（PoC）はOK（むしろ推奨）／本番は非推奨（性能でなく運用面：24時間稼働・RAID冗長化・無停電電源・固定IPがないため）。200〜300名が使う基盤のため、本番はサーバー（物理／仮想）を推奨します。BI・分析DB・取込を1台に集約する想定です。
実データを扱う検証（PoC）の前には、会社間で秘密保持契約（NDA）を締結したうえで進めます。御社のデータは、御社のものとして厳重に扱います。